Datenschutzerklärung
Datenschutz-Informationen gem. Art 13, 14 DSGVO. Overleaf
(Stand: 21.06.2023)
1. Name und Kontaktdaten der / des Verantwortlichen:
Humboldt-Universität zu Berlin, vertreten durch den/die Präsident:in, Unter den Linden 6, 10099 Berlin. Telefon: +49 30 2093–0 (Zentrale)
Ansprechpartner*in im Bereich ist das Postfach digitale Lehre:
digitale-lehre@hu-berlin.de
E-Mails an die Adresse digitale-lehre@hu-berlin.de werden mit einem elektronischen Ticketsystem bearbeitet. Bitte beachten Sie den datenschutzrechtlichen Hinweis: https://otrs.hu-berlin.de/hinweis.html
2. Welche Daten und für welche Zwecke werden die Daten verarbeitet?
Für den Dienst werden Accountdaten (HU-Email-Adresse, HU-Account, Name, Vorname), Inhaltsdaten (Texte, Bilder, Grafiken), Logdaten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit) verarbeitet.
Von externen Gästen werden die IP-Adresse und deren Beiträge (Inhaltsdaten) verarbeitet. Zweck der Verarbeitung ist es, einen Dienst zur Online-Erstellung und -Bearbeitung von LaTex-Dokumenten einzeln oder in Teams bereitstellen zu können.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ergibt sich aus den Grundlagen des Arbeitsvertrages und zur Organisation des Arbeitgebers gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, § 18 BnDSG, §26 BDSG, sowie der Benutzungsordnung für CMS Dienste.
Soweit die Nutzung zur Durchführung des Studiums erforderlich ist, ergibt sich die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO § 6 BerlHG iVm den Regelungen der CMS-BenutzungsO und der StudDatenVO. Die Daten werden erst mit dem ersten LogIn für Overleaf verwendet. Soweit die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung erfolgt, ergibt sich die Rechtsgrundlage gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 a), 7 DSGVO. Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt, z.B. die Wahrnehmung von berechtigten Interessen der Verantwortlichen nach Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Das Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von rechtlichen Ansprüchen.
4. Wer ist Empfänger Ihrer Daten?
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dass durch Projektteilnehmer*innen Dritte in das Projekt einbezogen werden (Gäste/Link-Sharing). Das Sharing ist nicht personenspezifisch. Jede Person mit Kenntnis des Links kann mit entsprechenden Rechten zugreifen.
5. Was ist beim Einladen von Gästen per Link zu beachten?
Gäste erhalten bei der Einladung über das Link-Sharing keinen direkten Zugang zur Datenschutzerklärung. Als Host müssen Sie den Link zur Datenschutzerklärung manuell in die Einladung einfügen.
6. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Es erfolgt keine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.
7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Inhaltsdaten der Projekt-Daten können manuell jederzeit durch Ersteller und ggf. berechtigte Gäste gelöscht werden.
Gem. § 5 Abs. 5 BenO Dienste UB und CMS ist die Nutzungsdauer begrenzt. So werden die Inhaltsdaten zur Löschung vorgemerkt, wenn mehr als einem Jahr seit letztem LogIn der/des Erstellerin/s vergangen ist. Nach einem weiteren Jahr werden die Inhalts-Daten gelöscht. Die Ersteller*innen werden während dieser Zeit mehrfach aufgefordert noch benötigte Daten zu sichern oder die Laufzeit durch erneutes Einloggen in den Dienst Overleaf zu verlängern. Co-Autor*innen und Gäste werden dabei nicht auf die bevorstehende Löschung hingewiesen.
Zudem werden die Inhaltsdaten gelöscht, wenn der Accounts der/des Erstellerin/s gelöscht wird. Session-Cookies werden bei Sitzungsende bzw. Ablauf der Session gelöscht. Logdaten werden nach 7 Tage gelöscht, Support-OTRS-Tickets nach 6 Monaten.
8. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine Pflicht zur Nutzung des Dienstes oder zur Bereitstellung von Daten.
9. Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling?
Es wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art 22 DSGVO durchgeführt.
10. Ihnen stehen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).
Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung geschieht (Art. 6 Abs. 1 a bzw. Art. 9 Abs. 1 a DSGVO), steht Ihnen das Recht zu, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf berührt hierbei nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung. Nach Widerruf besteht jedoch kein Zugang mehr zum Projekt und den abgelegten Projektdaten. Wenden Sie sich für den Widerruf bitte an den o.g. Kontakt oder den/die Projektersteller:in.
Soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG). Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen. Bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“.
11. Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie das Recht sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Berlin zu (Art 77 DSGVO). Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.
12. Sie können sich ferner an die Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin wenden. Tel: +49 (30) 2093-20020, E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de